Должен будешь

Проблема с кадрами очень важна для малых предприятий, нужно: найти, отобрать, обучить, адаптировать, а тут еще всегда есть шанс, что сотрудник в любой момент скажет «спасибо за внимание» и свалит к конкуренту, уже обученный и подготовленный.

Как ни странно избежать этого достаточно просто законным способом  – включить в трудовой договор пункт запрещающий сотруднику существенный период (3-4 года) работать  в сфере деятельностью вашей компании и заключить ученический договор, с выплатой стоимости не отработанного обучения. При устройстве на работу вы можете поставить условие – пройти обязательные учебные курсы по истечении которых, законно, по ученическому договору, вы в праве обязать сотрудника отработать на вашем предприятии определенный срок или он должен будет вернуть сумму, потраченную за обучение.

Статья №249 Трудовой Кодекс РФ.
В случае увольнения без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счет средств работодателя, работник обязан возместить затраты, понесенные работодателем на его обучение, исчисленные пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени, если иное не предусмотрено трудовым договором или соглашением об обучении.

Преимущество ученического договора еще и в том, что работник уже в начале карьеры осознает, какие усилия затрачиваются на его обучение и в каких денежных единицах они измеряются. Таким образом повышается и его ответственность.

Само обучение может проходить как в профессиональном заведении, так и на рабочем месте, силами самого работодателя в форме индивидуального, бригадного, курсового обучения.

Обучение на рабочем месте

Если с ученическим договором все более-менее понятно, то с обучением на рабочем месте, на первый взгляд, не все выглядит так гладко. Кто будет его учить? Как? Чему? В какое время?

На самом деле достаточно уделить этому вопросу несколько часов и у вас будет обучающая программа, которая поможет вашим сотрудникам и после обучения, в самой работе.

По инструкции.

Для начала нужно определиться что будет делать новый сотрудник. Установить его список Должностных Обязанностей. На ваших обучающих курсах сотрудник должен научиться их выполнять. А для этого нужно их, как минимум, иметь в бумажном виде.

Если у вас до сих пор не прописаны должностные обязанности или вы формально скачали их с интернета – плохо, вам пора написать собственные, согласно исполняемым сотрудником функциям. А если вы считаете что составлять список должностных обязанностей и инструкций нет смысла, потому что «все описать не возможно». То как тогда, по-вашему сотрудник может качественно выполнять то, что даже невозможно описать?

Ведь, когда у вас появляются какие-то проблемы с выполнением сотрудником своих обязанностей достаточно легко выяснить причину и определить что делать, если эти обязанности жестко прописаны:

• Если они прописаны, а он их не умеет выполнять – все вопросы к ему наставнику, это он схалтурил и не научил их выполнять качественно. Проведите повторное обучение и аттестацию
• Если сотрудник не выполняет эти обязанности по независящим от него причинам – выявляйте и удаляйте эти причины.
• Если не выполняет по другим причинам, это уже законный повод к выговору или увольнению.
• Если эти обязанности не выполняются потому то они не были прописаны – извините, это уже ваша вина, прописывайте.

Согласно Трудовому Законодательству работодатель не вправе без согласия работника изменять список его должностных обязанностей. А вот выпустить и потребовать исполнять новую должностную или рабочую инструкцию, в рамках существующих обязанностей, – вполне законное требование.

Знать и уметь

Далее, исходя из списка должностных обязанностей или инструкций, нужно составить  перечень навыков, которыми должен обладать сотрудник. Выписать их в отдельный документ и определить критерий, по которому можно оценить насколько сотрудник овладел данным навыком.

Например:

• У монтажника связи необходимые навыки для выполнения обязанности «производить монтаж линий и узлов связи», это: умение работать с перфоратором, знание маркировки кабеля и крепежных материалов, умение устанавливать крепеж. А критерием оценки может быть – самостоятельный монтаж линии в 100 метров согласно нормативам.
• У офис-менеджера критерий оценки навыка владения должностной инструкцией – повторить наизусть ее пункты в установленном порядке. А критерий оценки ведения журнала корреспонденции – уметь его заполнить в течении 5 минут и знать все совершаемые с ним операции.

Установленные навыки и критерии оценки выписываем на аттестационный лист. В результате мы имеем документ, по которому:

• Известно чему конкретно обучать новичка;
• Новичок понимает что именно от него требуется;
• В дальнейшем по нему можно проводить периодическую аттестацию.

Научить

Если у нас есть список «чему нужно научить», и «как оценить эти знания», то осталось определить «как это сделать?» и «кто это будет делать».

Обучать можно в рабочем режиме на месте, по принципу «делай и учись», выдать обучающую литературу («иди и учись»), или затратить отдельное время и провести классовое обучение («смотри и учись»). В общем способов много – выбирайте наиболее подходящий к вашей ситуации.

Кто будет учить? Непосредственный начальник, старший сотрудник, самый опытный сотрудник, самый разгруженный сотрудник и т.д. Тоже множество вариантов. Особенно хорошо отдать новобранца на обучение сотруднику, к которому в помощь нанимают обучаемого. С этого момента такой сотрудник называется наставником и его задача обучить новобранца всем установленным навыкам в определенный срок.

Незабываем мотивировать наставника: премиально в случае удачного прохождения учеником аттестации, возможностью «эксплуатации» новенького для исполнения обязанностей наставника и т.д.

Экзамен

Аттестационный лист есть, перечень навыков есть, описание критериев оценки есть. Осталось только потратить немного времени, принять экзамен. Принимать экзамен может сам наставник – сам научил, сам оценил и расписался в качестве обучения. В этом случае спрос с одного человека. Но можно отдать на экзамен другому сотруднику – оценка будет более объективной.

Дело в том, что когда мы заработали 10 тыс рублей, нам кажется что мы можем распоряжаться всеми этими средствами, на самом деле это не так. Нам нужно заплатить квартплату, налоги, кредиты, купить себе еду, отложить на одежду и другие цели, и только остаток тратить. Из каждой заработанной суммы мы можем тратить обычно только меньшую её часть и нам нужно определить какую.

Да, порой для этого нужен специально обученый человек и даже отдел. Но сам принцип достаточно прост, вы можете его применять для собственной бухгалтерии, будете Сам Себе Финдиректор.

Три правила финдиректора

1) Вы не являетесь владельцем всех денег, которые есть у вас. Потому что: во-первых деньги текучи, во-вторых большая часть денег не ваши — с той суммы, что вы заработали нужно оплатить постоянные улсуги (квартплату, кредиты, налоги и тп) и, фактически, вы их просто временно у себя храните. Но есть и радостная новость, Вы — владельц денежных потоков и можете ими управлять. Одни потоки приносят вам деньги, а другие уносят. Но вам решать какие потоки куда направить. Вам нужно лишь их правильно оценить.

2) Вы (как и любая другая организация) всегда потратите все пришедшие к вам средства. Сколько бы денег вы не зарабатывали, в конце-концов вы потратите все, вопрос только когда и на что. Денег всегда не хватает. И поэтому определять на что вы будете их тратить нужно до того, как вы их заработали.

3) Чтобы не быть просто трубой, через которую проходят денежные потоки (пусть даже и большие), а что-то накапливать, нужно понимать на что именно вы накапливаете и когда вы эти накопления используете. Копилка, в которую вы направляете эти средства, называется фондом. Например «Фонд велосипеда». Исходя из того когда вы хотите купить велосипед и сколько он стоит высчитывается необходимая скорость пополнения этого фонда. Например: 2 тыс. рублей в месяц.

Собственно методика.

Буду показывать на собственном примере, хотя и утрированном. Так как я являюсь не только физическим лицом, но и Честным Предпринимателем, но объем средств и частота транзакций по ЧП не велика — я веду общий бюджет и по личным средствам и по ЧП-шным. Бюджет у меня месячный.

И так:

I. Считаем постоянные ежемесячные траты.

1. Квартплата и бытовые нужды — 10 тыс.
2. Кредиты — 28 тыс.
3. Питание — 10 тыс.
4. ГСМ — 3 тыс.
5. На карман, подарки — 3 тыс.

II. Определяем нашил цели и фонды под них.

• Мне нужно в конце года заплатить в пенсионный по ИП 12 тыс. Значит откладываю в налоговый фонд со скоростью 1 тыс. руб. в месяц.
• Мне еще нужно отчислять по 6% с каждого прихода по ИП ежеквартально. Я знаю средний приход по ИП в месяц — 100 тыс. соответсвенно перечисляю в налоговый фонд по 6 тыс рублей ежемесячно. Налоговый фонд у меня находится на сберегательном счету в банке. Я с него еще и проценты получаю )
• В год мы покупаем вещей, в среднем, на 60 тыс. значит в фонд шмоток я буду откладывать со скоростью 5 тыс в месяц. Шмоточный фонд у меня это отдельная пластикова карта (красная)
• На ТО авто в год я трачу 36 тыс. значит в свой автомобильный фонд я буду каждый месяц откладывать по 3 тыс. Складываю в пакетик с документами на авто.
• Фонд непредвиденных расходов (НЗ). Я его размер установил сам, исходя из собственных доходов. Скорость его пополнения — 5 тыс. руб. дата использования не определена — когда понадобится. Сберегательный счет в банке.
• На лодку. Хочу через год купить лодку стоимость 300 тыс. значит откладываю по 25 тыс. в месяц. Сберегательный счет в банке.
• Так как мне повезло и я уже создал себе небольшой «свечной заводик на старость», то на пенсионный фонд мне перечислять не нужно, и все средства, что останутся после распределениям по фондам, я кладу в фонд лодки, ускоряя таким образом ее появление.

III. Ежемесячно раскладываем доход по фондам/счетам/баночкам.

1. Так как ежедневные траты идут только по статьям: «питание», «ГСМ», «на карман», то только эти деньги я перечисляю на свою расчетную пласитковую карту или кладу в кошелек. Собственно только эта карта и кошелек и являются источником всех ежедневных трат. Сумма не большая и имеет всего три направления расходования, поэтому проконтроллировать ее достаточно легко без ведения записей. В крайнем случае можно исользовать метод «4 конверта».
   Конечно для того, чтобы определить сколько у вас, в среднем, ежемесячно уходит денег по этим статьям придется месяцок-другой делать записи. Но этого достаточно, так как размер всех других трат (кредиты, налоги) фиксированы и известны, нет смысла записывать в журнальчик что вот, я опять, с счета такого-то заплатил за кредит такой-то — вы и так его оплатите, когда будете раз в месяц раскладывать по баночкам свой приход (см. пункт 3).
2. Согласно установленным правилам раскидываем средства по фондам;
3. По статьям постоянных расходов (квартплата, кредиты) оплата происходит сразу же после распила дохода (ну точнее на следующий день), поэтому под них никаких баночек не нужно, просто положил в отдельный карман и сходил на следующей деньг с него заплатил.

Что такое фонды в случае личного бюджета? Да что угодно. Это баночка из под селедки, карман, счет в банке или пластиковая карта. Главное чтобы в него регулярно поступали средства с установленной скоростью и расходовались только на цель. Иначе это будет нецелевое использование средств

Я сторонник строгого разделения фондов по отдельным счетам, это позволяет мне не вести журнальный учет (выписку о счета можно и так всегда посмотреть), хотя вполне можно пользоваться и одним счетом (баночкой) для нескольких фондов, правда тогда придется вести запись какая часть ее средств куда нацелена, а как раз этого делать и не хочется.

Резюме.

1. Определяем свои цели — сумму, срок и вычисляем скорость пополения целевых фондов. Заплатить налоги вовремя это тоже цель.
2. Определяем все фиксированные ежемесячные траты (5 минут, исходя из счетов за прошлый месяц)
3. Расчитываем ежедневные траты (питание, развлечение и т.п) — ну тут придется немного повести записи.
4. Согласно расчетам ежемесячно раскладываем средства по фондам, счетам, баночкам и карманам.
5. Тратим средства из того фонда, который расчитан на эту трату.

Трудности

На личном опыте знаю, что не всегда, точнее даже почти всегда трудно перейти на такую систему учета финансов из безсистемной оплаты счетов в порядке поступления средств. Трудно это сделать и с лисными финансами и, тем более, финансами предприятия. Порой на это требуются месяцы. Но зато пользоваться такой системой очень просто. Не нужно каждый день что-то записывать и думать можете вы себе это позволить или нет, достаточно раз в месяц разложить все баночкам/карманам. И главное — таким образом вы увидите откуда могут взяться средства на то, что вам нужно.

Некоторые считают, что для того, чтобы применять такой способ управления финансами нужно иметь большой оборот. Это не так, и даже наоборот — вы начинаете больше зарабатывать, когда научитесь таким образом управлять своими финансами.

Всем удачи!